PDF-Dateien haben seit dem Aufkommen des Internets eine besonders große Verbreitung gefunden, da es mit ihnen besonders einfach ist, Inhalte auszutauschen. PDFs sind stark komprimierte Textdokumente, die auch Tabellen, Grafiken und beliebige andere Inhalte umfassen können. Viele dieser Dokumente lassen sogar eine vom Ersteller vordefinierte Bearbeitung zu, etwa dann, wenn in Formularfelder Eintragungen vorgenommen werden sollen. Falls der Autor eine solche Funktion für sein Dokument jedoch nicht vorgesehen haben sollte, ist eine nachträgliche Änderung des Dokuments in der Regel nicht mehr möglich. Es existieren jedoch spezielle Editoren, mit denen man auch PDF-Dateien nachträglich verändern kann.
Meistens geht man als Dokumentenersteller so vor, dass ein Text oder eine Tabelle in einer Bürosoftware erstellt und hinterher in das PDF-Format konvertiert wird. In diesem Fall arbeitet man nicht in der PDF-Datei selbst, sondern in einem anderen Ausgangsformat. Es ist mit entsprechenden Programmen jedoch möglich, direkt in dem PDF selbst Veränderungen vorzunehmen und der Datei Informationen hinzuzufügen oder Textteile und Grafiken daraus zu löschen. Beachten sollte man hierbei jedoch, dass PDF-Dateien geschützt sein können und der Autor ausdrücklich eine Veränderung seiner Inhalte untersagt. In einem solchen Fall sollte ein Editor dann nicht zur Anwendung kommen.
Falls das Dokument jedoch ungeschützt ist bzw. der Ersteller dieses frei gibt, können die Editoren für PDF einem viele nützliche Funktionen zur Verfügung stellen. Häufig genügt es bereits, dass mit einem solchen Programm einzelne Inhalte aus einem PDF, die für eine andere Arbeiten von Bedeutung sind, aus diesem herauskopiert und in ein anderes Dokument eingefügt werden können. Selbst diese grundlegende Funktion des Copy und Paste ist bei dem Vorhandensein von Tabellen und Grafiken in der PDF ohne Editor nicht ohne Weiteres möglich.
Kommt ein solcher PDF-Editor zum Einsatz, findet man je nach Softwarepaket einen anderen Funktionsumfang vor. Viele Editoren ähneln dabei den gängigen Schreibprogrammen und bieten ähnliche Funktionen an. Dazu kann die Veränderung der Schriftgröße oder der Schriftfarbe gehören sowie der Schriftart. Manche Editoren gehen hier aber auch sehr viel weiter und erlauben einem die Definition von Formularfeldern, die auch in ein bereits bestehendes PDF-Dokument noch nachträglich eingefügt werden können. Bei der Arbeit mit einer PDF-Datei sollte man aber auch die Möglichkeit haben, diese wieder in ein anderes Format zu exportieren.
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